1. Política de privacidad y de tratamiento de datos personales

Gabrica es una empresa que se encuentra en diferentes países de América del Sur, entre ellos Colombia, Chile, Perú y Ecuador. Gabrica es respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus colaboradores, clientes actuales, pasados y potenciales, aliados comerciales y posibles interesados en los productos de la compañía (en adelante, los Titulares).

En la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se establecen las finalidades, medidas de seguridad y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos y canales dispuestos para que los Titulares de los datos puedan ejercer de forma efectiva sus derechos de acceso, rectificación, cancelación (o supresión), oposición al tratamiento, portabilidad de sus datos (aplicable solo para Chile) y revocatoria del consentimiento.

2. Responsable y encargado del tratamiento de datos

El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es, respectivamente en cada país, el siguiente:

• GABRICA S.A.S., NIT 800164767-6; domicilio y dirección en la Calle 164 # 15-37, Bogotá, Colombia.
• Gabrica Chile SPA, RUT 76.103.355-7; Av. Providencia # 2331 of 301, Providencia, RM, Santiago, Chile.
• GABRICA S.A.C., RUC 20566331897; AV. Emilio Cavenecia Nro. 264 Dpto. 701 Int. 26 Urb. Santa Cruz, San Isidro, Perú.

Gabrica Chile SPA, GABRICA S.A.S y GABRICA S.A.C. atenderán peticiones, quejas y reclamos en el correo electrónico: tratamientodedatos@gabrica.com.co

3. Finalidad de la base de datos

El tratamiento de los datos que se encuentran en las bases de datos de GABRICA tiene finalidades laborales, contractuales, contables, comerciales, de seguridad y de cumplimiento legal.

3.1 En relación con la base de datos de empleados, contratistas y aspirantes

• Conservar y administrar la relación laboral o comercial con los Titulares.
• Cumplir deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
• Controlar y preservar la seguridad de las personas, bienes e información de GABRICA.
• Verificar antecedentes, referencias y documentación suministrada por aspirantes y contratistas.
• Gestionar actividades de bienestar y eventos institucionales.

3.2 En relación con la base de datos de clientes, proveedores y demás partes interesadas

• Desarrollo, ejecución y cumplimiento de relaciones comerciales.
• Comunicación de información contractual, comercial y de servicio.
• Análisis estadísticos, comerciales y de riesgos reputacionales.
• Verificación de identidad y antecedentes cuando aplique.
• Prevención de fraude y cumplimiento de obligaciones legales.

3.3 En relación con la base de datos de visitantes

• Verificación de identidad, control de acceso y seguridad física.
• Cumplimiento de protocolos de seguridad y salud en el trabajo.
• Registro en sistemas de seguridad y videovigilancia.

3.4 En relación con la base de datos de pet parents

• Comunicación para fines contractuales, informativos, comerciales y de marketing.
• Gestión de promociones, sorteos, rifas, juegos y eventos.
• Envíos, facturación y servicios derivados del comercio electrónico.

4. Datos personales suministrados y forma de obtención

GABRICA podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales son - entre otros - los siguientes:

4.1 En relación con la base de datos de empleados y contratistas

Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de cédula de identidad, título profesional, huella dactilar, caligrafía, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, referencias, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia, historia clínica ocupacional; lugar de trabajo, cargo o profesión del cónyuge o conviviente y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

4.2 En relación con la base de datos de clientes, proveedores y demás partes interesadas de Gabrica

Nombre y apellidos, número de cédula de identidad, fecha de nacimiento, dirección, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo.

4.3 En relación con la base de datos de visitantes

Nombres y apellidos, número de cédula de identidad, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de GABRICA, sistema de salud donde esté afiliado, teléfono de contacto.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares, o recolectados al inicio y/o durante la relación laboral o civil entre los Titulares y GABRICA. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

4.4 En relación con la base de datos de pet parents

Gabrica trata datos personales de pet parents en promociones, actividades relacionadas con el comercio electrónico, cumplimiento legal ante las autoridades correspondientes, sorteos, rifas, juegos, espectáculos, bloques, página de internet, redes sociales, clientes, proveedores y demás partes interesadas de Gabrica.

Los datos que se tienen de pet parents son: nombre, número de identificación, correo electrónico, número celular, datos de redes sociales, fotos (particularmente de redes sociales o en promociones, sorteos, rifas, juegos y espectáculos), comportamiento, compras, dirección, entre otros.

5. Niños, niñas y adolescentes (NNA)

GABRICA SAS reconoce la especial protección que merecen los datos personales de los niños, niñas y adolescentes. En consecuencia, su tratamiento se realiza bajo el estricto cumplimiento del principio del interés superior del menor y el respeto a sus derechos fundamentales.

• Como regla general, GABRICA SAS no realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Excepcionalmente, podrá tratar dichos datos únicamente cuando sea estrictamente necesario.
• Actividades de bienestar y responsabilidad social: en el marco de eventos dirigidos a niños, niñas y adolescentes (vinculados a programas con fundaciones, colegios u otras instituciones), siempre que su participación sea voluntaria.

Para cualquier tratamiento de datos de menores de edad, GABRICA SAS se compromete a obtener autorización previa, explícita e informada del padre, madre o representante legal del menor.

En la captura y uso de fotografías, grabaciones de voz o videos, objeto de publicación en redes sociales, página web e intranet, se exigirá siempre la autorización expresa y previa de los representantes legales.

6. Datos sensibles

Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

El tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en circunstancias expresamente permitidas por la ley, entre estas:

• El Titular otorgue su autorización explícita, previo e informado para dicho tratamiento.
• Sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• Sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Lo autorice expresamente una ley.

En ningún caso el Titular estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

7. Transferencias y transmisión de datos personales

GABRICA podrá transferir o transmitir datos personales a aliados, subsidiarias, proveedores y terceros nacionales o internacionales bajo medidas de seguridad y obligaciones de confidencialidad.

GABRICA celebrará contratos de transmisión de datos, en los cuales se establecerán de manera expresa las obligaciones de confidencialidad, seguridad y el deber de dar tratamiento a los datos conforme a la finalidad autorizada.

Transferencia Internacional de Datos Personales: GABRICA podrá realizar transferencias internacionales de datos personales a empresas del grupo empresarial, aliados comerciales o proveedores ubicados en el extranjero.

• Suscripción de Cláusulas Contractuales o instrumento contractual que apruebe la autoridad local.
• Políticas internas de protección de datos adoptadas por grupo empresarial.
• Otros mecanismos que autorice la legislación de cada país.

8. Autorización para recolección y tratamiento de datos personales y otra información

Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa e inequívocamente a GABRICA para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y las leyes sobre tratamiento de datos personales en Colombia, Chile y Perú.

9. Tratamiento de datos almacenados en bases de datos de Gabrica

GABRICA solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes.

• Establecer comunicación entre GABRICA y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades de la presente Política.
• Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar y ejecutar estrategias administrativas, laborales, de seguridad y financieras.
• Suministrar la información a subsidiarias, filiales o afiliadas y terceros para cumplir finalidades autorizadas.
• Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en nuevos contratistas y/o trabajadores.
• Combinar datos personales con información de otros aliados o compañías para implementar estrategias comerciales conjuntas.
• Cuando la información deba ser revelada para cumplir leyes, regulaciones o procesos legales.
• Las demás que sean necesarias para cumplir las finalidades descritas en la presente Política.

10. Solicitud de autorización para nuevos usos

GABRICA podrá solicitar autorización de los Titulares para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política y en los Términos y Condiciones, para lo cual publicará los cambios en su página web o en cualquier medio que estime conveniente.

11. Almacenamiento de datos personales

El Titular autoriza expresamente a GABRICA para que este lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares.

12. Medidas de seguridad para la protección de los datos personales y otra información

12.1 Compromiso con la seguridad

Gabrica se compromete a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal de los Titulares. Para ello, ha implementado y mantiene un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

A. Medidas Técnicas: Incluyen, entre otras:

• Antivirus en usuario final y en servidores.
• Firewall (No aplica en Perú).
• Control de acceso mediante contraseñas.
• Doble factor de autenticación para usuarios administradores.
• Log de acceso, donde se reportan intentos de acceso inusuales por parte de los usuarios de los dominios gabrica.com.co y gabrica.co.
• Sistema de detección de vulnerabilidades que se ejecuta mensualmente y se realiza el parchado de los equipos que lo necesitan.

Backup incremental y total semanal a las bases de datos de las aplicaciones core (D365, Bodega de datos, staging area).

B. Medidas Organizativas y Administrativas: Comprende la Política de protección de datos, programas de formación y concienciación continua para todo el personal, la designación de roles y responsabilidades en materia de privacidad, la suscripción de acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores.

C. Medidas Físicas: Controles de acceso a las instalaciones, protección de equipos informáticos y almacenamiento seguro de documentos físicos para prevenir el acceso no autorizado.

El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

12.2 Principio de privacidad desde el diseño y por defecto

Gabrica adopta los principios de Privacidad desde el Diseño y por Defecto en sus nuevos proyectos, productos y servicios. Esto significa que la protección de datos personales es un requisito integral desde la concepción de cualquier iniciativa que implique su tratamiento, aplicando por defecto las configuraciones más respetuosas con la privacidad.

12.3 Gestión de incidentes de seguridad

En caso de que un incidente pueda generar un riesgo significativo para los derechos y libertades de los Titulares, se realizarán las notificaciones correspondientes a la autoridad de protección de datos competente y a los propios Titulares afectados, conforme a los plazos y requisitos establecidos en la legislación aplicable de cada país.

13. Derecho de los titulares

GABRICA informa a sus titulares que, conforme a las legislaciones aplicables en Colombia, Chile y Perú, estos tienen el derecho de acceso, rectificación, cancelación (o supresión), oposición al tratamiento, portabilidad de sus datos (solo aplicable a Chile) y revocatoria del consentimiento para su tratamiento.

• Derecho de Acceso: solicitar y obtener información gratuita sobre los datos personales suyos que son objeto de tratamiento por parte de Gabrica.
• Derecho de Actualización y Rectificación: podrá solicitar la actualización o rectificación de sus datos personales.
• Derecho de Cancelación (Supresión o Eliminación): solicitar la eliminación o supresión de sus datos personales cuando considere que no se están tratando conforme a la normativa.
• Derecho de Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando existan motivos fundados y legítimos.
• Derecho a ser Informado: recibir información clara y previa sobre la finalidad para la cual serán tratados sus datos personales.
• Derecho de Revocación del Consentimiento: revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado.
• Derecho a la Portabilidad de los Datos (Aplicable en Chile): solicitar y recibir sus datos personales en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Derecho a presentar Quejas y Reclamos: presentar quejas y reclamos ante la autoridad de protección de datos competente en su país de residencia.

Las autoridades competentes son:

• Colombia: La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Chile: La Agencia de Protección de Datos Personales.
• Perú: La Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (ANPD).

13.1 Área encargada de peticiones, consultas y reclamos

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación (o supresión), oposición al tratamiento, portabilidad de sus datos y revocatoria del consentimiento es el Área de Gestión de Riesgos de GABRICA.

13.2 Procedimiento para ejercer sus derechos

En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

A. Información Mínima Requerida para la Solicitud:

Para garantizar una atención adecuada y verificar la identidad del solicitante, toda solicitud deberá contener la siguiente información y estar acompañada de los documentos que se detallan a continuación.

I. Identificación del Titular:

• Nombres y apellidos completos del Titular de los datos.
• Documento de Identidad: Copia legible del documento de identidad válido en su país.

Solicitud de un Representante o Apoderado: Si la solicitud es presentada por una persona distinta al Titular, se deberá acreditar la representación mediante poder especial o documento legal que certifique la representación.

II. Contenido de la Solicitud:

• Descripción clara y precisa del derecho que se desea ejercer.
• Descripción de los hechos que fundamentan la solicitud.
• Documentos que se quieran hacer valer como prueba, si aplica.

III. Datos de contacto para notificaciones:

• Dirección física o correo electrónico donde desea recibir la respuesta a su solicitud.

B. Subsanación de Solicitudes Incompletas:

Si la solicitud resulta incompleta por no cumplir con los requisitos aquí descritos, será requerido al solicitante que subsane las omisiones conforme a los plazos y requisitos establecidos en la legislación aplicable de cada país.

C. Plazos de Respuesta:

Para garantizar la claridad y el cumplimiento normativo en cada país, los plazos de respuesta para las solicitudes de los titulares se gestionarán de la siguiente manera:

14. Utilización de cookies y device fingerprinting

La presente autorización para el tratamiento de datos personales incluye, al igual que otros sitios web, la utilización de cookies y device fingerprinting. GABRICA utiliza tecnologías como cookies y device fingerprinting, que permiten hacer de su visita a nuestros sitios más fácil y eficiente.

Las cookies se asocian únicamente con un usuario anónimo y su computador, y no proporcionan por sí el nombre y apellidos del mismo.

GABRICA no será responsable por las transacciones u operaciones que se lleguen a realizar en otros enlaces o plataformas que salgan en nuestra página.

15. Contacto

Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

16. Periodo de vigencia de la base de datos

Los datos personales incorporados en las Bases de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. Por regla general, Gabrica tratará los datos durante diez (10) años, pero puede haber situaciones especiales que se informarán al titular.

17. Cambios en la política de tratamiento y protección de datos personales

Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente mediante publicación en los portales web de GABRICA.

18. Legislación vigente

En Chile, la legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 21.719 del 2024 y las normas que lo modifiquen o complementen.

En Colombia, la legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008, la Circular Única de la SIC y las normas que lo modifiquen o complementen.

En Perú, la legislación vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley N°29733 y el Decreto Supremo N° 016-2024-JUS y las normas que lo modifiquen o complementen.

Es fundamental resaltar que la petición, queja o reclamo del Titular se atenderá correspondiendo a la legislación del país donde se originó dicha solicitud.

19. Vigencia

A efectos de dar publicidad y de obtener las autorizaciones respectivas, previo a su vigencia, la presente política se publica el 4 de diciembre de 2025 e inicia su aplicación el 1 de enero de 2026.