POLITICA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL DE LAVADO DE ACTIVOS Y/O FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y/O FINANCIAMIENTO DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA
Aplica para Colombia.
Gabrica SAS, su representante legal y la Junta Directiva, ha dispuesto las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos, necesarios para la puesta en marcha del SAGRILAFT (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo y/o Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva), y el desarrollo adecuado de las labores de auditoría y cumplimiento de este sistema.
Gabrica SAS, reconoce el impacto del riesgo LA/FT/FPADM como la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la Compañía por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de Activos provenientes de dichas actividades.
Gabrica SAS, reconoce el impacto del Riesgo Reputacional, como la posibilidad de pérdida en que incurre la Compañía por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la organización y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para actividades relacionadas con el LA/FT/FPADM.
Gabrica SAS, reconoce el impacto del Riesgo Reputacional, como la posibilidad de pérdida en que incurre la Compañía por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la organización y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para actividades relacionadas con el LA/FT/FPADM.
Gabrica SAS, , reconoce el impacto del Riesgo de Contagio, como la posibilidad de pérdida que la Compañía puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una Contraparte.
Gabrica SAS, deja constancia que ha adoptado medidas razonables, es decir acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el riesgo LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Compañía y su materialidad.
Gabrica SAS, deja constancia que ha estipulado esta política, así como lineamientos generales para identificar, evaluar, prevenir y mitigar el riesgo LA/FT/FPADM, lo que incluye una serie de medidas y procedimientos para prevenir que la Compañía sea utilizada, directa o indirectamente, para la realización de actividades ilícitas propias del crimen organizado transnacional. Gabrica SAS, deja constancia que ha diseñado y ejecutado un Sistema de Autocontrol y Gestión Integral del Riesgo LA/FT/FPADM (SAGRILAFT), como mejor práctica, para lo cual ha considerado los riesgos propios de la Compañía, relacionados con LA/FT/FPADM, en función del tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde opera y demás características particulares.
En este sentido, la Compañía deja constancia que:
1. El SAGRILAFT identifica y maneja los riesgos LA/FT/FPADM de la Compañía, con la premisa que, a mayor riesgo, mayor control
2. ECada una de las etapas y elementos del Sistema SAGRILAFT cuenta con políticas claras y efectivamente aplicables, incorporadas en el Manual SAGRILAFT de procedimientos que orienta la actuación de los funcionarios de la Compañía, para el funcionamiento del Sistema, así como las consecuencias y las sanciones frente a su inobservancia.
3. Ha designado una persona responsable de la supervisión y verificación del cumplimiento del Sistema, quién se le designa como Oficial de Cumplimiento.
4. Certificará, cuando sea procedente, que el Oficial de Cumplimiento cumple con los requisitos exigidos en la normatividad vigente e informará por escrito a la Superintendencia de Sociedades.
5. La Junta Directiva y el Representante Legal, aprueban y disponen las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y demás recursos que sean necesarios para que el Oficial de Cumplimiento pueda desarrollar sus labores de manera adecuada.
6. El SAGRILAFT, presentado conjuntamente por el representante legal y el Oficial de Cumplimiento, es aprobado en este documento, mediante el cual se desarrolla el cumplimiento efectivo de la Política LA/FT/FPADM, a través de su ejecución, que incluye como mínimo: Manual SAGRILAFT; Matriz de riesgo; Segmentación y Reportes ante los entes de Control. La puesta en marcha del SAGRILAFT mantiene los procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en el Manual SAGRILAFT, el cual representa una regla de conducta que orienta la actuación de la Compañía, sus empleados, socios, administradores y demás vinculados o partes interesadas.
7. El SAGRILAFT se divulga dentro de la Compañía y a las demás partes interesadas, como mínimo una (1) vez al año, para asegurar su adecuado cumplimiento
8. Brinda capacitación a empleados, socios y, en general, a todas las partes interesadas que considere que deban conocer el SAGRILAFT. Estas capacitaciones, tendrán lugar por lo menos una (1) vez al año y se deja constancia de su realización.
9. Mantiene procedimientos de Debida Diligencia para conocer a sus contrapartes mediante la obtención, registro y verificación de su información, incluyendo las medidas suficientes para el conocimiento, de los Beneficiarios Finales de los clientes y proveedores, en la medida de lo posible. Así mismo, tiene mecanismos para la actualización de tales datos. En materia de Debida Diligencia, la vinculación de la Contraparte será aprobada por la persona responsable del proceso.
10. En materia de Debida Diligencia, la verificación se realiza de acuerdo con lo definido en el Manual del SAGRILAFT V2.
11. Si la Compañía, no puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, el Oficial de Cumplimiento evaluará y dará su concepto sobre la pertinencia de iniciar o terminar la relación legal o contractual, así como también la procedencia de reportar o no la operación como sospechosa.
12. Ha contemplado procedimientos para la identificación de la persona natural o jurídica con quien podría realizar operaciones que involucren activos virtuales.
13. Cuenta con un procedimiento de Debida Diligencia Intensificada, más exhaustivo, con actividades adicionales a las llevadas a cabo en la Debida Diligencia; para las relaciones, directas o indirectas, con Contrapartes de mayor riesgo que implica un conocimiento avanzando de la Contraparte y del origen de los Activos que se reciben.
14. Tiene procedimientos para mantener los documentos y registros que garanticen la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información que se genera durante la ejecución de las actividades propias de la Compañía.
15. Diseña señales de alerta, considerando los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados, conforme a la Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM y de acuerdo con la materialidad del riesgo LA/FT/FPADM.
16. Ha contemplado procedimientos para el seguimiento y monitoreo de las transacciones que realizan los clientes y proveedores, a fin de estar en la capacidad de detectar señales de alerta de riesgo LA/FT/FPADM u Operaciones Inusuales, que permitan el análisis y comparaciones respectiva, a fin de determinar Operaciones Sospechosas, de ser el caso.
17. Reporta en forma voluntaria ante la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) todas las operaciones que determine como sospechosas, sin perjuicio de poner en conocimiento de las autoridades competentes otras situaciones que conozca dentro del desarrollo normal del negocio.
18. Cuenta con un procedimiento para dar respuesta oportuna a los requerimientos de información relacionados con la implementación y avance del SAGRILAFT que efectúen los entes vigilantes o de control.
Gabrica SAS, reconoce que debe establecer y asignar de forma clara, a quién corresponde el ejercicio de las facultades y funciones necesarias frente a la ejecución de las distintas etapas, elementos y demás actividades asociadas al SAGRILAFT. Y que el funcionamiento del SAGRILAFT requiere de la participación de varios sujetos, que, si bien existen funciones específicas asignadas, la interacción de todos los responsables es fundamental para su adecuado funcionamiento, cumplimiento y efectividad.
Gabrica SAS, tiene claridad que el funcionamiento, cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT, requiere la interacción de todos los responsables. En este sentido, las funciones y facultades estipuladas en el Manual SAGRILAFT, descripciones de cargos y demás documentos de la Compañía, se traducen en reglas de conducta que orientan la actuación de los empleados, socios, administradores y demás vinculados o partes interesadas.
Gabrica SAS, en desarrollo de la implementación y ejecución del SAGRILAFT se respetan las disposiciones legales en materia de protección de datos personales contenidas en; (i) la ley 1266 de 2008, por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones; (ii) la ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales; y demás normas aplicables. Así mismo los soportes se conservan de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 la cual indica que los libros y papeles deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo conservarlo en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales o la norma que la modifique o sustituya.
Con la implementación de esta política y el cumplimiento cabal de todas las medidas de prevención y control que se señalan, se busca que la Junta Directiva de la Compañía y sus administradores tengan instrumentos que les permitan tomar decisiones informadas y que faciliten la mitigación del riesgo de LA/FT/FPADM.
Finalmente, la Compañía cuenta con una administración comprometida con la prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM y la denominada corrupción. Y está consciente de que el incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en la normatividad legal vigente dará lugar a las investigaciones administrativas que sean del caso y a la imposición de sanciones administrativas a la Compañía, el Oficial de Cumplimiento, el revisor fiscal y/o a sus administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, donde se detalla que la Superintendencia de Sociedades cumplirá la función de “Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.”. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.